Was genau verlangt wird
“Schulungspflicht” ist die gängige Kurzform, rechtlich ist sie ungenau. Artikel 4 des EU AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu setzen, die die KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen unterstützen, die KI-Systeme in ihrem Auftrag bedienen oder nutzen. Betreiber sind Sie, sobald Sie ein KI-System im beruflichen Kontext einsetzen, also auch dann, wenn Sie es nur nutzen und nicht selbst entwickeln.
Seit der Änderung im Juli 2026 verlangt die Vorschrift ausdrücklich kein bestimmtes oder “ausreichendes” Kompetenzniveau jeder einzelnen Person mehr. Eine formale Schulung oder ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Welche Maßnahmen angemessen sind, hängt vom eingesetzten System, vom Nutzungskontext, von den Vorkenntnissen der Personen und von den Risiken ab. Für einen Handwerksbetrieb, der KI für Angebotsentwürfe nutzt, ist der Maßstab ein anderer als für ein Unternehmen, das damit Bewerbungen bewertet.
Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025. Es gibt keine Untergrenze bei der Mitarbeiterzahl.
Was das für einen Zehn-Personen-Betrieb bedeutet
In der Praxis läuft es auf drei Dinge hinaus.
Erstens: Die Personen, die KI einsetzen, sollen verstehen, was sie tun. Also wissen, dass die Ausgabe falsch sein kann, dass sie überprüft gehört, dass Eingaben verarbeitet werden und was der Unterschied zwischen einem privaten und einem geschäftlichen Zugang ist.
Zweitens: Es braucht klare Regeln. Welche Daten dürfen hinein, welche nicht, und wen fragt man im Zweifel. Eine Seite genügt, aber es muss sie geben.
Drittens: Halten Sie fest, was Sie getan haben. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Eine interne Aufzeichnung zeigt aber im Anlassfall, dass Sie Maßnahmen gesetzt haben.
Für viele KMU ist ein praxisnaher Schulungstag samt Teilnahmebestätigung und einer schriftlichen Hausregel eine naheliegende Maßnahme. Eine automatische Konformitätsvermutung entsteht dadurch nicht, und die EU-Kommission betont, dass es keine Einheitslösung gibt.
Was darüber hinaus gilt und was nicht
Der EU AI Act ist keine einfache Stufenleiter. Er kennt verbotene Praktiken, Hochrisiko-Systeme, Transparenzpflichten für bestimmte Systeme, etwa wenn ein Chatbot mit Kunden spricht, und eigene Pflichten für Anbieter von KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck. Viele typische Anwendungen in Klein- und Mittelbetrieben, etwa Texte entwerfen, Belege auslesen, Unterlagen durchsuchen oder Auswertungen erstellen, fallen nach unserer Einschätzung unter keine dieser Gruppen. Entscheidend ist der konkrete Verwendungszweck, nicht das Modell.
Hochrisiko wird es an bestimmten Stellen, die man kennen sollte. Am praktischsten relevant ist der Einsatz im Personalbereich: Systeme, die Bewerbungen analysieren, filtern oder bewerten oder Entscheidungen über Einstellung, Beförderung oder Beendigung von Arbeitsverhältnissen beeinflussen, sind grundsätzlich Hochrisiko-Systeme, auch wenn am Ende ein Mensch entscheidet. Eine Ausnahme für eng begrenzte, vorbereitende Aufgaben nach Artikel 6 Absatz 3 muss im Einzelfall geprüft und dokumentiert werden. Auch der Einsatz zur Bewertung von Kreditwürdigkeit oder in der kritischen Infrastruktur fällt darunter.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Anwendungsfall betroffen ist: Die Einordnung gehört dokumentiert, auch wenn das Ergebnis lautet, dass kein erhöhtes Risiko vorliegt. Genau diese Dokumentation ist im Zweifel der Nachweis.
Wie eine Dokumentation aussehen kann
Eine Teilnahmebestätigung mit Datum, Teilnehmerliste und Inhaltsübersicht. Dazu die Hausregeln, unterschrieben oder nachweislich zur Kenntnis gebracht. Dazu eine kurze Notiz, welche Systeme im Einsatz sind und wie Sie sie eingeordnet haben.
Der Aufwand ist geringer, als die meisten befürchten, und er ist schnell nachgeholt.
Was wir dazu ausdrücklich nicht sagen
Wir sind keine Rechtsberater, und dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Er ordnet die technische und organisatorische Seite ein und beschreibt, was in der Praxis verlangt wird. Die rechtliche Würdigung Ihres Einzelfalls gehört zu Ihrem Anwalt oder Datenschutzbeauftragten. Stand der Rechtslage: September 2026. Den Wortlaut finden Sie in der konsolidierten Fassung der KI-Verordnung, die Einordnung der Kommission in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz.
Was wir übernehmen: die Schulung samt Dokumentation, die Hausregeln und die technische Einordnung Ihrer Anwendungsfälle. Mehr dazu auf den Seiten KI-Schulungen und KI, DSGVO und AI Act.