Was genau verlangt wird
Artikel 4 des EU AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen dazu, nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Betreiber sind Sie, sobald Sie ein KI-System im beruflichen Kontext einsetzen, also auch dann, wenn Sie es nur nutzen und nicht selbst entwickeln.
Was ausreichend heißt, steht nicht als Stundenzahl im Gesetz. Die Verordnung stellt darauf ab, welche Kenntnisse und Erfahrungen die Personen haben, in welchem Zusammenhang die Systeme eingesetzt werden und wer davon betroffen ist. Für einen Handwerksbetrieb, der KI für Angebotsentwürfe nutzt, ist der Maßstab ein anderer als für ein Unternehmen, das damit über Bewerbungen entscheidet.
Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025. Es gibt keine Untergrenze bei der Mitarbeiterzahl.
Was das für einen Zehn-Personen-Betrieb bedeutet
In der Praxis läuft es auf drei Dinge hinaus.
Erstens: Die Personen, die KI einsetzen, müssen verstehen, was sie tun. Also wissen, dass die Ausgabe falsch sein kann, dass sie überprüft gehört, dass Eingaben verarbeitet werden und was der Unterschied zwischen einem privaten und einem geschäftlichen Zugang ist.
Zweitens: Es braucht klare Regeln. Welche Daten dürfen hinein, welche nicht, und wen fragt man im Zweifel. Eine Seite genügt, aber es muss sie geben.
Drittens: Es braucht einen Nachweis. Nicht weil täglich eine Behörde vorbeikommt, sondern weil im Anlassfall belegt werden muss, dass Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen sind.
Für die meisten KMU ist das mit einem gut gemachten Schulungstag samt Teilnahmebestätigung und einer schriftlichen Hausregel erfüllt.
Was darüber hinaus gilt und was nicht
Der EU AI Act unterscheidet Risikoklassen. Der überwiegende Teil dessen, was in Klein- und Mittelbetrieben eingesetzt wird, fällt in die Kategorie mit geringem Risiko: Texte entwerfen, Belege auslesen, Unterlagen durchsuchen, Auswertungen erstellen. Daraus folgen keine weitergehenden Pflichten außer der Kompetenzpflicht und den allgemeinen Transparenzregeln.
Hochrisiko wird es an bestimmten Stellen, die man kennen sollte. Am praktischsten relevant ist der Einsatz im Personalbereich: Systeme, die Bewerbungen vorsortieren oder Entscheidungen über Einstellung, Beförderung oder Beendigung von Arbeitsverhältnissen beeinflussen. Wer das einsetzt, hat deutlich weitergehende Pflichten. Auch der Einsatz zur Bewertung von Kreditwürdigkeit oder in der kritischen Infrastruktur fällt darunter.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Anwendungsfall betroffen ist: Die Einordnung gehört dokumentiert, auch wenn das Ergebnis lautet, dass kein erhöhtes Risiko vorliegt. Genau diese Dokumentation ist im Zweifel der Nachweis.
Wie ein Nachweis aussieht
Eine Teilnahmebestätigung mit Datum, Teilnehmerliste und Inhaltsübersicht. Dazu die Hausregeln, unterschrieben oder nachweislich zur Kenntnis gebracht. Dazu eine kurze Notiz, welche Systeme im Einsatz sind und wie Sie sie eingeordnet haben.
Das ist der ganze Aufwand. Er ist geringer, als die meisten befürchten, und er ist schnell nachgeholt.
Was wir dazu ausdrücklich nicht sagen
Wir sind keine Rechtsberater, und dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Er ordnet die technische und organisatorische Seite ein und beschreibt, was in der Praxis verlangt wird. Die rechtliche Würdigung Ihres Einzelfalls gehört zu Ihrem Anwalt oder Datenschutzbeauftragten.
Was wir übernehmen: die Schulung samt Nachweis, die Hausregeln und die technische Einordnung Ihrer Anwendungsfälle. Mehr dazu auf den Seiten KI-Schulungen und KI, DSGVO und AI Act.