Die Frage ist meist falsch gestellt
Wenn jemand fragt, ob KI Rechnungen schreiben kann, meint er fast immer: Ich verbringe zu viel Zeit mit Rechnungswesen. Das stimmt in aller Regel, nur liegt die Zeit nicht dort, wo man sie vermutet.
Eine Ausgangsrechnung zu erstellen ist in jeder halbwegs brauchbaren Fakturierungssoftware eine Sache von Minuten, weil Kunde, Positionen und Preise bereits erfasst sind. Was tatsächlich Zeit kostet, ist alles davor und danach: die Leistungen zusammensuchen, Regieaufwände nachvollziehen, eingehende Belege erfassen, Zahlungen zuordnen.
Deshalb ist die produktivere Frage: Wo entsteht bei uns Handarbeit rund um Belege, und was davon lässt sich abnehmen?
Was sich lohnt: eingehende Belege
Der mit Abstand wirksamste Einsatz ist das automatische Auslesen von Lieferscheinen und Eingangsrechnungen. Der Beleg wird fotografiert oder als Datei abgelegt, das System liest Lieferant, Datum, Nummer, Positionen und Beträge aus und übergibt sie an Ihre Ablage oder Warenwirtschaft.
Das ist keine neue Technik, es gibt Belegerkennung seit Jahren. Neu ist die Zuverlässigkeit bei schlechten Vorlagen: geknickte Durchschläge, handschriftliche Ergänzungen, Fotos mit Schatten. Genau daran sind ältere Systeme gescheitert, und genau das ist im Betrieb der Normalfall.
In einem Betrieb mit zehn Personen sind das typischerweise drei bis fünf Stunden pro Woche, die nicht mehr für Doppelerfassung draufgehen. Dazu kommt die Fehlerquote: Was nicht abgetippt wird, kann nicht vertippt werden.
Was sich lohnt: Leistungen zusammentragen
Der zweite sinnvolle Ansatzpunkt liegt vor der Rechnung. Wenn Tagesberichte, Stundenaufzeichnungen und Regieleistungen ohnehin erfasst werden, lässt sich daraus ein Rechnungsentwurf vorbereiten, den ein Mensch dann prüft und freigibt.
Der Nutzen liegt weniger in der gesparten Tipparbeit als darin, dass nichts vergessen wird. Regieleistungen, die niemand aufgeschrieben hat, sind der teuerste Posten im Handwerk, und sie fehlen nicht wegen Unwissenheit, sondern weil die Aufzeichnung am Abend nach zehn Stunden Arbeit passieren müsste.
Was sich nicht lohnt
Die Rechnung selbst durch ein Sprachmodell erzeugen zu lassen, ist keine gute Idee. Rechnungen haben formale Pflichtangaben, fortlaufende Nummern und steuerliche Konsequenzen. Das gehört in ein System, das dafür gebaut ist, mit revisionssicherer Nummernvergabe und Anbindung an die Buchhaltung.
Ein Sprachmodell, das eine Rechnung formuliert, produziert früher oder später eine Nummer doppelt oder einen Steuersatz falsch. Der Schaden ist größer als die Ersparnis.
Ebenfalls nicht empfehlenswert: Mahnwesen vollautomatisch. Die Entscheidung, wem man eine Mahnung schickt, hat mit der Kundenbeziehung zu tun, nicht mit dem Fälligkeitsdatum.
Wie ein realistischer Ablauf aussieht
- Der Beleg wird fotografiert oder landet als Datei im Eingang.
- Das System liest die Daten aus und ordnet den Lieferanten zu.
- Zweifelsfälle werden markiert und einem Menschen vorgelegt, der Rest läuft durch.
- Die Daten gehen an Ihre Warenwirtschaft oder Buchhaltung, das Original bleibt unverändert abgelegt.
Wichtig ist Punkt drei. Ein System, das im Zweifel rät, ist schlimmer als eines, das im Zweifel fragt. Die Entscheidung bleibt bei einem Menschen, das System bereitet sie nur vor.
Was Sie dafür brauchen
Sie brauchen keine neue Buchhaltungssoftware. Sie brauchen eine Anbindung an das, was schon da ist, und eine Ablage, die durchsuchbar ist. Wo es eine Schnittstelle gibt, wird sie genutzt. Wo nicht, ist eine saubere Importdatei der Zwischenschritt, und auch das ist deutlich schneller als das Abtippen von Hand.
Was Sie außerdem brauchen, ist eine Entscheidung darüber, wie lange und wo die Originale aufbewahrt werden. Das ist keine technische, sondern eine steuerrechtliche Frage, und sie gehört vorher geklärt.