Wo die Zeit tatsächlich hingeht
Ein Angebot zu schreiben dauert nicht deshalb lange, weil das Tippen lange dauert. Es dauert lange, weil vorher drei Dinge passieren müssen: Man muss verstehen, was der Kunde eigentlich will, man muss sich erinnern, wie man Vergleichbares zuletzt kalkuliert hat, und man muss zusammensuchen, welche Positionen dazugehören.
Der dritte Punkt ist der, an dem die meisten Fehler entstehen. Vergessene Positionen fallen nicht beim Schreiben auf, sondern bei der Abrechnung, und dann sind sie nicht mehr verhandelbar.
Genau hier ist der Ansatzpunkt. Nicht beim Formulieren, sondern beim Erinnern.
Was tatsächlich funktioniert
Abgleich mit abgewickelten Projekten
Eine neue Anfrage wird mit Ihren bereits abgewickelten Projekten abgeglichen. Das System findet vergleichbare Aufträge, übernimmt die Positionen, die dort enthalten waren, samt Mengen und Kalkulationsansätzen, und erstellt daraus einen Entwurf.
Der Nutzen liegt darin, dass Ihr Angebot aus Ihren eigenen Erfahrungswerten entsteht statt aus dem Gedächtnis. Was Sie beim letzten Mal übersehen und dann nachträglich verrechnen mussten, steht diesmal drin.
Vollständigkeitsprüfung
Bevor das Angebot hinausgeht, vergleicht das System es mit ähnlichen Projekten und weist auf Positionen hin, die dort enthalten waren und hier fehlen. Kein automatisches Ergänzen, nur ein Hinweis.
Das ist die unspektakulärste Funktion und in der Praxis die wertvollste.
Aus der Anfrage die Fragen ableiten
Kundenanfragen sind oft unvollständig. Statt dass jemand sie liest und drei Rückfragen formuliert, kann das System aus der Anfrage ableiten, welche Angaben für eine belastbare Kalkulation fehlen, und den Rückfragetext vorbereiten.
Das verkürzt nicht die Bearbeitungszeit eines einzelnen Angebots, aber es verkürzt die Zeit bis zur ersten Rückmeldung beim Kunden, und die entscheidet öfter über den Auftrag als der Preis.
Wo die Grenze liegt
Der Preis ist keine Rechenaufgabe. Er hängt davon ab, wie ausgelastet Sie sind, wie der Kunde zahlt, ob Sie den Auftrag als Referenz wollen und wie das Verhältnis zum Mitbewerb aussieht. Nichts davon steht in Ihren Altdaten.
Ein System, das Preise vorschlägt, wird deshalb systematisch daneben liegen, und zwar in beide Richtungen. Die Kalkulationsansätze aus vergleichbaren Projekten sind eine Grundlage, der Preis ist eine Entscheidung.
Die zweite Grenze ist der Text. Sprachmodelle formulieren gefällig und beliebig. Ein Angebot, das nach Werbetext klingt, wirkt im Handwerk nicht seriöser, sondern unseriöser. Verwenden Sie Ihre eigenen Textbausteine, die Ihr Betrieb seit Jahren nutzt, und lassen Sie nur die technischen Beschreibungen ergänzen.
Was Sie dafür brauchen
Ihre alten Angebote und Abrechnungen in durchsuchbarer Form. Das ist die eigentliche Voraussetzung, und daran scheitert es häufiger als an der Technik. Wenn die letzten fünf Jahre als gescannte Papierstapel in Ordnern liegen, ist der erste Schritt die Erschließung dieser Unterlagen.
Wenn Ihre Angebote dagegen in einer Handwerker- oder Branchensoftware liegen, ist die Datengrundlage bereits da. Dann geht es nur noch um die Anbindung.
Ein realistischer Anspruch
Rechnen Sie nicht damit, dass ein Angebot per Knopfdruck fertig ist. Rechnen Sie damit, dass ein Entwurf steht, wenn Sie sich hinsetzen, statt einer leeren Seite. Aus einem halben Abend wird dann eine Dreiviertelstunde Prüfen und Anpassen.
Das klingt weniger spektakulär als die Versprechen, die man sonst hört. Es ist aber das, was tatsächlich eintritt, und es reicht völlig.